برای استفاده از خدمات سامانه لازم است که هر کاربر بر اساس نامه درخواست دستگاه ذیربط خود که حاوی معرفی او به عنوان نماینده می‌باشد و در سامانه بارگذاری خواهد نمود اقدام به ساخت حساب کاربری کند. کاربر متعهد است برای ثبت نام، نام، نام خانوادگی، کد ملی، تاریخ تولد و شماره همراه و پست الکترونیکی ، کدپستی ، آدرس ، دستگاه اجرایی مربوطه و نوع درخواست را که متعلق به اوست اعلام نماید .

ثبت نام و یا هر بار ورود کاربران به سامانه به معنای آگاه بودن و پذیرفتن شرایط، قوانین و همچنین نحوه استفاده از خدمات سامانه است. این شرایط و قوانین ممکن است در طول زمان تغییر کند. استفادۀ کاربران از سامانه، پس از هر بار تغییر در شرایط و قوانین، به معنی پذیرش تغییرات مذکور است.

کلیه اصول و رویه‏‌های سامانه منطبق با قوانین جمهوری اسلامی ایران و قوانین جرائم رایانه‌ای است و متعاقبا کاربر نیز موظف به رعایت قوانین مرتبط با کاربر است. 

کاربران باید در حفظ و عدم افشای نام کاربری و رمز عبور خود بسیار کوشا باشند، واضح است بروز مشکل برای کاربر بدلیل عدم حفظ مناسب و افشای اطلاعات کاربری بر عهده کاربر است.

کاربران تنها در صورت موافقت دستگاه ذیربط خود می‌توانند اجازه استفاده از حساب کاربری خود را به فرد دیگری در دستگاه انتقال بدهند.

کاربر موظف به بروزرسانی اطلاعات خویش است. هر گونه تغییر در نمایندگی کاربر (اعم از انصراف یا جابجایی نماینده معرفی شده از دستگاه)، باید به صورت رسمی به سازمان فناوری اطلاعات ایران اعلام شود. در صورت بروز مشکل مسئولیتی بر عهده متولی سامانه نخواهد بود.

مسئولیت همۀ فعالیت‌هایی که کاربر از طریق حساب کاربری در سامانه انجام می‌دهد، بر عهدۀ اوست و کاربر متعهد می‌شود تمامی این فعالیت‌ها و ارسال پیام‌هایی که انجام می‌دهد مطابق با قوانین و مقررات جمهوری اسلامی ایران و اصول و قوانین دستگاه ذیربط خود باشد.

کاربران موظف به حفظ محرمانگی تمام مکاتبات و پیام‌هایی هستند که ارسال می نمایند.

ارسال اسناد طبقه‌بندی شده از طریق این بستر مجاز نیست و مسوولیت آن بر عهده‌ی دستگاه مربوطه است.